Соблюдение делового этикета в электронной почте
Что можно назвать деловым этикетом в электронной почте? Сейчас вы познакомитесь с некоторыми правилами, которыми нужно пользоваться.
1) Ваше сообщение должно носить краткий характер, но в то же время полностью выражать ваши мысли. Не забывайте, что читать электронную почту труднее, чем печатный материал.
2) Обязательно пишите ответы на все поставленные вопросы, стараясь предупредить появление следующих. Если вы не сможете сразу ответить, то вам снова буду приходить письма с вопросами, а это занимает лишнее время и тратит ваши нервы.
3) При написании, старайтесь максимально использовать знание грамматики, правописания и пунктуации. Это очень важный момент, по вашим письмам будут судить о репутации вашей компании в целом.
4) Отвечать следует быстро. Раз вам послали письмо по электронной почте, значит, адресат намерен быстро получить от вас ответ. Письма с ответом нужно отправлять в течение суток или в конце рабочего дня.
5) Не стоит прикреплять не нужные файлы к вашему ответу, если все-таки возникла такая необходимость, то, как можно сильнее сжимайте их, поскольку большие объемы могут вызвать раздражение.
6) Сохраняйте использование только надлежащего формата и компоновки. Это очень важно, поскольку чтение с монитора – достаточно трудное занятие. Обязательно пишите небольшие абзацы, с пустыми строками между ними. Пункты необходимо в отдельном порядке пронумеровать, для того, чтобы ваш адресат не потерял общее представление.
7) Старайтесь функции выделения использовать не очень часто, поскольку может быть полностью потерян смысл того, что вы выделили.
Не стоит писать только заглавными буквами, такой шрифт воспринимается, как крик. Это может доставить раздражение вашему адресату, и он может ответить вам, используя резкую форму. Из этого следует, что посылать текст, написанный заглавн7ыми буквами, не стоит.
9) Прежде, чем вы отправите письмо, обязательно прочитайте его. Это необходимо сделать для того, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Помимо этого, когда вы прочитаете письмо, вы сможете что-то дополнить или наоборот удалить.
10) Не стоит усердствовать функцией «ответить всем», ее можно использовать только в том случае, если вы действительно хотите, чтобы все ваши адресаты получили аналогичные письма.
11) Во время обсуждения конфедициальной информации, не стоит прибегать к электронным письмам, поскольку данное письмо отождествляет своеобразную открытку. Если вам не нужно, чтобы отправленное письмо отображалось в бюллетене информации, то лучше совсем не отправляйте его. Кроме этого, ни в коем случае не допускайте клеветы в своих комментариях, а также не делайте комментариев, содержащих дискриминацию полового и расового признака, даже в шутливой форме.
12) Используйте скрытую копию умеренное число раз. Лучше всего избежать использование копий, вы рискуете ввести человека в заблуждение, потому что он не сможет понять, почему вы отправили ему копию.